Tehnologiile care au la baza lucrului in echipa, realizeaza in principal: schimbarea generala a strategiei manageriale; reproiectarea organizationala prin definirea sarcinilor care vizeaza lucrul in echipa si cuantificarea sarcinilor individuale; apropierea indivizilor pentru realizarea in comun a obiectivelor din anumite organizatii; intr-o organizatie care invata (inteligenta), singurul activ durabil il reprezinta cunostintele individuale sau colective. Si deoarece ne aflam intr-o perioada in care cunostintele detin puterea, este foarte important ca la baza unei institutii sa existe o forma avansata de comunicare intre indivizi. Specialistii privesc groupware ca pe o clasa de aplicatii cu trei caracteristici esentiale care faciliteaza o mai buna intelegere intre membrii unui grup: comunicarea - este foarte importanta intr-un mediu organizational si se realizeaza cel mai adesea prin utilizarea mesageriei electronice; colaborarea - se realizeaza prin partajarea resurselor informationale intre membrii unui grup, in vederea realizarii obiectivelor organizatiei si pentru obtinerea unor rezultate satisfacatoare. Integrarea mesageriei electronice sau altor dispozitive de comunicare cu tehnologia bazelor de date partajate, ofera membrilor grupului o mai mare libertate de actiune si II obliga la asumarea responsabilitatilor. Coordonarea - este realizata prn implementarea comunicarii si colaborarii in structura proceselor de afaceri. Figura 12 ilustreaza cele trei caracteristici esentiale, care faciliteaza intelegerea intre membrii unei echipe: comunicarea, colaborarea si coordonarea. Functii furnizate de groupware.
Pachetele groupware ca microsoft exchange, novell groupwise si lotus notes furnizeaza un inbox universal, in care Orice fel de informatie electronica, ca voce si , documente, software de informatii, grafice sau animatii sunt depozitate pentru atentia unei persoane de catre alti membri ai grupului (echipei). Figura 22 prezinta clientul de pentru novell evolution, unul dintre cele mai recunoscute produse groupware. Asa cum se poate observa si in figura 22, tipurile de functii groupware asigura crearea, accesul si distribuirea acestor informatii si includ: ; discutii in grup; documente distribuite pentru punerea in comun a rapoartelor fiecarui autor; programe electronice pentru discutii in grup ca video-conferinte; suport pentru decizii in grup; programe de coordonare a grupurilor pentru timp, pentru managementul timpului si organizarea acestuia; pentru a permite accesul la casuta postala (in-box), programele client functioneaza pe calculatoare pe pe fiecare banca de lucru a fiecarui asistent si este conectat la un server de groupware folosind reteaua unei companii, intranet sau internet. Tipuri de aplicatii groupware intr-o intreprindere, groupware poate fi implementat sub mai multe forme. Poate fi implementat ca o singura aplicatie functionala, compusa dintr-o serie de functii precum aplicatii sau distribuirea documentelor. Asemenea tipuri de aplicatii pot fi eudora, firstclass sau telefinder. O alta forma in care poate fi implementat groupware in intreprindere, este sub forma unei aplicatii multifunctionale, compusa la randul ei tot de aplicatii sau distribuirea documentelor.
Din aceasta categorie, fac parte aplcatii precum lotus notes, microsoft exchange sau novel grouwise. Aplicatiile software generale, precum aplicatiile office, sunt cele mai des utilizate forme de implementare groupware. Din aceasta categorie fac parte sistemele de operare, procesoarele de texte sau programe de calcul tabular. Astfel de tipuri de aplicatii pot fi microsoft word, excel sau lotus word pro. Programele de browser pentru web reprezinta o alta forma groupware. Aici se regasesc aplicatiile sau conferintele standard. Exemple de astfel de aplicatii pot fi nescape navigator, internet explorer sau modzilla.
Ultima forma de aplicatie groupware este reprezentata de sistemele de operare, cum ar fi windows xp sau linux. Figura 23 ilustreaza un exemplu de program de browser pentru web, mozilla firefox care la ora actuala, se pare ca este cel mai performant browser pentru internet.