Colaborarile in cadrul grupului pot fi caracterizate de cuvintele " unde" si "cand" au loc colaborarile si de "cum" este asigurata comunicarea in timpul colaborarii. Aceasta sectiune analizeaza aceste particularitati pentru a furniza o baza pentru intelegerea sistemelor informationale de lucru in echipa. Doua din caracteristicile de baza ale colaborarii in cadrul grupului sunt timpul si locul in care are loc comunicarea. Figura de mai jos prezinta aceste caracteristici in doua dimensiuni. Daca doua sau mai multe persoane colaboreaza, ei pot face asta in acelasi timp sau in diferite momente. Pentru a lucra toti concomitent, nu trebuie decat sa se afle toti in aceeasi camera sau sa vorbeasca la telefon. Pentru a colabora in momente diferite, pot lasa mesaje vocale, sa trimita fax-uri, sa faca livrari noaptea sau sa trimita -uri la intervale regulate de timp.
Indivizii pot lucra impreuna in acelasi loc sau in locuri diferite. Ei pot fi in aceeasi camera sau in aceeasi cladire, facand posibil contactul direct. In mod alternativ, se pot afla la distante mari unul fata de altul, caz in care nu pot avea contact direct fara sa calatoreasca. Figura 214 prezinta patru combinatii posibile a acestor particularitati. Oameni desfasurandu-si activitatea in acelasi timp si loc pot colabora direct. O intalnire fata in fata este un exemplu pentru acest tip de colaborare. Oameni desfasurandu-si activitatea in acelasi timp dar in locatii diferite folosesc adesea telefonul pentru colaborare.
Conferintele la telefon nu sunt nici ele neobisnuite in aceasta situatie. Cand indivizii lucreaza in acelasi loc dar momente diferite, ei isi lasa mesaje fie prin telefon fie printr-o nota. O metoda obisnuita de comunicare este lasarea mesajelor scrise in posta, in locurile special amenajate pentru posta personalului. O situatie complexa este aceea cand indivizii ce lucreaza in momente si locuri diferite trebuie sa colaboreze. Mesajele vocale, fax-urile, livrarile de noapte si posta normala sunt folosite in aceasta situatie. Tipuri de echipe in organizatii. Membrii unei echipe depind neaparat unul de celalalt si trebuie sa interctioneze pentru a indeplini sarcinile commune.
Ei au o identitate organizationala ca grup si o functie organizationala bine definita (de exemplu, intr-o echipa de ingrijiri primare de sanatate, gasim doctori, surori si asistente). Totusi echipa nu este suficient de mare pentru a fi numita pe drept cuvant organizatie, care are o structura interna cu relatii concretizate in subgrupuri. In practica, aceasta inseamna ca o echipa are intre 3 si 14 membri (ideal ar fi sa nu depaseasca 6-8). Exista patru tipuri de echipe in organizatii: echipe de consiliere si implicare, de exemplu comitete de luare a deciziilor manageriale, grupuri de implicare a personalului; echipe de servicii si productie, de exemplu echipe de asamblare; echipe de intretinere, constructive; echipe de vanzare si de ingrijire a sanatatii; echipe de proiectare si dezvoltare, de exemplu, echipe de cercetare, echipe de confectionare a unor noi produse, echipe de softuri; echipe de interventie si negociere, de exemplu, unitati militare, echipe operatorii si echipe sindicale de negociere. Echipele contin in cadrul lor talentele si experientele necesare pentru a indeplini unul sau mai multe proiecte de afaceri. Pe masura ce talentele si experientele necesare unui proiect anume variaza in timp, componenta echipei fluctueaza, cu membrii circuland intre mai multe echipe. Oamenii lucreaza impreuna, cooperativ, nu competitiv cu un sentiment de scop comun: acela de a-si aduce contributia in organizatie sau in lume.
In cadrul acestei structuri, sentimentele de siguranta se realizeaza prin legaturi intre membrii echipei, prin claritatea scopului si prin absenta conflictului in agende. Intr-o organizatie de succes, comunicarea este deschisa si directa; oamenii stiu unde stau unii fata de altii. Intr-o asemenea atmosfera de incredere, cooperare, colaborare si siguranta, nu este surprinzator ca angajatii simt ca au putere si manifesta niveluri mai inalte de creativitate si productivitate.