Workflow nu a luat nastere ca o metoda de lucru in echipa, ci mai curand ca un traseu (ramura) a reducerii timpului si costurilor implementarii (executiei) unui proces de afaceri si asigurand acele sarcini care se realizeaza complet pentru a imbunatati calitatea. Cand este ales programul "workflow" sunt posibile 2 alternative: ad hoc sau worflow nestructurat, atunci cand utilizatorii trebuie sa efectueze sarcinile care fi se potrivesc; exemplu: colaborarea la planul unui proiect. Workflow structurat include productia de sisteme workflow unde programul este folositor in conducerea sarcinilor si instruirea operatorilor umani in ceea ce fi se cere sa faca. Exemplele de asigurari fac parte din aceasta categorie. Cererile de asigurari reprezinta exemple din aceasta categorie. Aceste alternative reprezinta 2 extreme si in realitate reprezinta o continuitate intre workflow structurat si nestructurat, asa numitele sisteme administrative orizontale intre cele 2 Alte avantaje ar putea fi: descrie formal procesele dintr-o intreprindere; ajuta la integrarea rapida a noilor angajati; foloseste ca suport pentru introducerea informatiilor online, schimbul de informatii si tranzactii intre departamente; imbunatateste productivitatea si automatizarea proceselor; imbunatateste managementul afacerilor; imbunatateste serviciile pentru clienti.
Astfel, workflow presupune informatizarea proceselor pe care oamenii le desfasoara zilnic la locul de munca. Pot exista nenumerate confuzii atunci cand se vorbeste de groupware sau workflow. Acestea au luat nastere din momentul in care functiile workflow, cum ar fi traseul unui model de afaceri al personalului, puteau fi realizate folosind groupware. In Orice caz, in general, misiunea critica a sistemelor workflow cum sunt acelea utilizate de o banca pentru a procesa cererile de imprumut, este destul de diferita in modul in care este proiectat, construit si folosit. Din acest motiv, cred ca amandoua pot fi considerate ca produse distincte si vor fi descrise separat. Aceste doua tehnologii sunt tratate separat de catre majoritate academicienilor si vanzatorilor (furnizorilor), dar distinctia este adesea facuta intr-un mod artificial. Strict definit, toate tipurile de groupware trebuie sa implice un element de colaborare.
Totusi, se poate afirma ca sistemele workflow sunt de asemenea colaborative in majoritatea cazurilor. Cand sunt vazute din perspective unei organizatii largi personalul colaboreaza ca si atunci cand efectueaza consecvent activitatile unei afaceri. Pentru a rezuma, sistemele workflow si groupware sunt de obicei amandoua folosite pentru colaborare. Sunt considerate ca tipuri diferite de produse, din momentul in care groupware este folosit intr-un mod ad-hoc, pe cand workflow impune un mod de lucru structurat.