Software-ul workflow permite afacerilor moderne sa automatizeze munca de zi cu zi. Este o tehnologie it care utilizeaza sisteme electronice pentru a monitoriza procesele de afaceri. Permite depistarea fluxului ce se desfasoara intre angajati si sau departamente. Daca o companie se lupta cu procesarea si urmarirea informatiilor cum sunt facturile, comenzile de cumparare, atunci workflow reprezinta alegerea optima. Acesta reprezinta o clasa distincta de software care automatizeaza procesele prin furnizarea unui cadru principal structurat pentru sprijinirea unui anumit proces. Sistemele workflow ajuta la dirijarea proceselor de afaceri prin asigurarea sarcinilor prioritare care urmeaza a fi executate: cat mai curand posibil; de catre oamenii potriviti; in ordinea corecta; acest concept presupune informatizarea proceselor pe care le desfasoara angajatii zilnic la locul de munca. Aplicatia automatizeaza toate actiunile, activitatile sau sarcinile presupuse de un proces.
Nu necesita structurare, iar principala sa functie consta in sprijinirea executiei proiectelor de catre o echipa. Aplicatiile workflow modeleaza cu ajutorul calculatoarelor toate procesele reale desfasurate in diverse sisteme informatice. Totodata acest mediu de automatizare implica de obicei asigurarea sarcinilor de executie secvential ca parte dintr-un proces global (total), de aceea are si un rol important de ajutor in colaborare. Workflow reprezinta o cale importanta pentru imbunatatirea colaborarii. Un program workflow asigura urmatoarele functii: stabileste sarcinile persoanelor; permite colaborarea intre oameni si impartirea sarcinilor; extrage informatiile necesare pentru completarea sarcinilor de lucru, cum ar fi detaliile personale ale clientilor; furnizeaza o privire de ansamblu de supraveghere a situatiilor fiecarei sarcini si a performantelor echipei. O aplicatie workflow este folosita pentru construirea unui proces de afaceri, specificand ordinea sarcinilor care au loc. Intr-o firma, implementarea workflow devine necesara atunci cand: principalele procese ale organizatiei includ multi pasi; procesele includ participarea multor persoane sau echipe; terminarea unui proces se bazeaza pe participarea unei a treia parti, fie aceasta reprezentata de agenti, asociati sau furnizori; unele dintre departamente beneficiaza de automatizare dar sistemele actuale nu o suporta; supervizorii pierd prea mult timp discutand propuneri in loc sa supravegheze echipa; structural, elementele de baza ale unui sistem workflow sunt: definitia procesului: un sistem workflow este orientat pe proces, adica presupune identificarea tuturor activitatilor componente si a relatiilor dintre ele.
Activitatea: este asociata unui pas logic din cadrul unui proces, poate fi manuala sau automatizata si este alcatuita din una sau mai multe sarcini care sunt atribuite unui participant sau mai multor participanti workflow. Sistemul executa doar activitatile automatizate, chiar daca in definirea procesului sunt incluse si activitatile manuale. De asemenea, activitatile pot fi executate in serie sau in paralel. Participantul workflow: este persoana responsabila de executia operatiei. Un workflow poate afecta sarcinile in mai multe moduri: mai multi responsabili pot fi insarcinati cu mai multe sarcini sau un singur responsabil poate fi insarcinat cu mai multe sarcini. Regulile: sunt programate si declansarea lor are loc automat. Sarcinile se desfasoara in conditii optime daca este definit un set de reguli ce vor fi respectate in procesul de prelucrare.
Exemple de astfel de reguli corespunzatoare a mai multor tipuri de scenarii de workflow pot fi: a). Daca desfasurarea procesului "autorizarea angajarii de personal" este oprita mai mult de 3 zile la nodul director de resurse umane si angajarea este urgenta, atunci trimite un memo la managerul departamentului. B). Daca toate documentele din "dosar in curs" sunt la categoria "dosare" si responsabilul acestui dosar l-a aprobat, atunci trimite acest dosar la administrare si clasifica dosarul si arhiveaza dosarul. Circuitul: un motor de transport face legatura intre activitatile urmarite. Reduce la minimul necesar timpii de tranzit dintre operatiuni. Informatiile: cele implicate sunt definite in prealabil.
Motorul workflow: este un serviciu la nivelul serverului care executa procesul, activitatile componente, dand nastere la instantierea acestuia. Instanta proces: se refera la o singura rulare a procesului, deci un proces poate avea mai multe instante, adica poate fi executat de mai multe ori. Cand incepe o instanta, motorul workflow citeste definitia procesului si declanseaza prima activitate. Cand acesta s-a incheiat, motorul apeleaza din nou definitia procesului pentru a decide ce trebuie sa faca in continuare. Un sistem workflow defineste, creeaza si supravegheaza executia fluxurilor de lucru, folosind un software specializat, ruland pe unul sau mai multe motoare, acesta fiind capabil sa interpreteze definitia procesului, sa interactioneze cu participantii, sa gestioneze schimbarile intervenite, instiinteaza utilizatorii de noile sarcini ce le vor fi atribuite si, acolo unde este necesar, invoca folosirea instrumentelor it si a aplicatiilor.