Diferite forme de conferinta pot fi folosite pentru discutii pe teme diverse. Avantajul conferintei pe langa este aceea ca permite multor oameni sa se implice in discutii, in timp ce ul este de obicei restrictionat la un numar mic de persoane care primesc mesaje. In lumea afacerilor, foarte des discutiile se invart in jurul propunerilor de rezolvare a unor probleme particulare cum ar fi: "care piete pot fi vizate pentru maximizarea profiturilor?" Sau suport pentru gazduirea intalnirilor electronice. Calculatoarele care sunt folosite pentru conferinte, reprezinta o afacere din ce in ce mai sporita care permite distribuirea sau partajarea anumitor decizii care trebuie luate dar care sunt in spatii geografice separate. Figura 26 ilustreaza un model de conferinta clasica, la care participantii asculta si dezbat anumite probleme referitoare la un anumit subiect. Totusi o astfel de conferinta poate suporta multe cheltuieli, mai ales daca persoanele care iau parte provin din alte zone ale tarii.
Astfel de cheltuieli, cum sunt transportul sau cazarea, de cele mai multe ori sunt asigurate de catre firma care a organizat conferinta. Audioconferinta. Poate ca cea mai comuna cale in care oamenii dintr-un grup comunica intre ei este prin telefon. Telefonul este universal si usor de folosit, astfel incat oamenii gasesc acest mijloc extrem de convenabil pentru discutiile din grup. Telefonul poate fi folosit de asemenea pentru comunicare atunci cand se lucreaza cu calculatorul. De exemplu, doua persoane pot vorbi la telefon despre un document care este afisat pe monitoarele fiecaruia. Desi nu este ideal, acest mod de comunicare este des folosit.
Pentru ca telefonul din calculator sa functioneze, fiecare calculator are nevoie de un soft special, ca si de un microfon adecvat prin care sa se poata face comunicarea. Exista multe astfel de programe. Un exemplu ar putea fi yahoo messenger, gmail sau skype. Figura 27 ilustreaza un exemplu de audio conferinta, realizata cu ajutorul binecunoscutului program skype. Astfel, o persoana poate vorbi cu cineva prin intermediul acestui program, numai daca dispune de casti si o conexiune buna la net. O conexiune la internet care nu este stabila va deconecta permanent participantii. De asemenea, prin intermediul acestui program se pot trimite oricand anumite fisiere, care nu depasesc o anumita dimensiune.
Cu telefonia, audioconferinta cu ajutorul calculatorului este posibila. In general audioconferinta este o aplicatie realizata pentru un grup de persoane, in care doi sau mai multi membri dintr-un grup din locatii diferite comunica intre ei in acelasi timp prin intermediul soft-ului de comunicare, sau prin insasi telefonul obisnuit. La fel ca si comunicarea prin telefon, audioconferinta asigura comunicarea audio intre membrii unui grup in acelasi timp din locatii diferite. Avantajul fata de un telefon obisnuit este ca este folosita o retea de calculatoare pentru comunicare, care poate costa mai putin decat telefonul obisnuit. Dezavantajul principal este acelasi ca la telefonul obisnuit: membrii unui grup pot comunica doar verbal, dar mai nou, noile programe de convorbire pe calculator pun la dispozitia utilizatorului si o camera web care poate fi pusa in functiune o data cu pornirea programului. De adaugat este faptul ca membrii grupului trebuie sa fie disponibili la aceeasi ora pentru a se putea realiza o audio conferinta. Functionalitatea de baza consta in realizarea unei comnunicatii telefonice simultane intre participantii la conferinta.
Apelurile sunt bidirectionate, ceea ce inseamna ca fiecare participant poate asculta si vorbi de cate ori doreste sa intervina in conversatie. Dintre functionalitatile suplimentare, se pot mentiona: generare rapoarte convorbiri; apel de consultare - apelul de conferinta poate fi plasat in pauza (hold) in cazul in care se doreste initierea unui nou apel (de consultare) - operatie nerecomandata dat fiind faptul ca in momentul activarii tastei "hold", ceilalti participanti la audioconferinta vor fi deranjati (semnal de hold: muzica, sau reclama). Videoconferinta. In timpul video conferintei, oamenii prefera sa isi vada interlocutorii. Expresiile fetei si limbajul corpului pot uneori transmite informatii la fel de multe cat si cuvintele pe are le rostim. Uneori, este mult mai important felul in care se vorbeste, decat ceea ce se vorbeste. Videoconferinta nu este o tehnologie.
Este o aplicatie realizata in special pentru grupuri de persoane, in care membrii unui grup din diferite locatii se pot vedea in acelasi timp si pot vorbi intre ei. Videoconferinta include intotdeauna sunetul, altfel audioconferinta s-ar putea realiza fara video. Videoconferinta permite comunicarea vizuala si audio intre membrii grupului in acelasi timp din locuri diferite. Ca devenit unul din dezavantajele audioconferintei prin realizarea comunicarii vizuale. Este un avantaj special ca o inlocuire pentru intalnirile "face to face" (fata in fata) care necesita cheltuieli de transport pentru intalnirea cu participantii. Figura 28 este un exemplu clasic de videoconferinta, la care participa mai multe persoane prin intermediul unui canal video. Astfel, participantii nu vor mai cheltui timp si bani, si se vor putea vedea si auzi permanent, in timpul unei sedinte.
Unele afaceri folosesc mai degraba videoconferinte, mult mai mult decat intalnirile "face to face". Totusi videoconferintele au anumite dezavantaje: documentele nu pot fi comunicate intr-o videoconferinta; persoanele care participa la aceasta trebuie sa fie disponibili in acel moment. Pentru a avea o videoconferinta, fiecare utilizator are nevoie de o camera video, monitor, microfon si speaker. Semnalele audio si video se transmit de la o locatie la alta. Imaginile video sunt afisate instant pe monitor, si sunetul este transmis printr-un difuzor. Anumite sisteme de videoconferinte, numite sistemele "point to point", permit utilizatorilor sa comunice doar din 2 locatii. Alte sisteme de videoconferinte, numite sisteme "multipoint", permit utilizatorilor sa participe simultan la o conferinta in mai mult decat doua locatii.
Categorii de videoconferinte: videoconferinte tinute in sali special amenajate; videoconferinte prin intermediul telefonului; sistemele de videoconferinte intre birouri supranumite desktop-conferinte;