In ciuda noilor tehnologii, cum ar fi internetul, una din cele mai vechi tehnologii disponibile - hartia - este inca intens folosita.. acest mijloc de comunicare, prin excelenta, este omniprezent in intreprindere. Mesajele, facturile, devizele si alte documente repetitive si complexe antreneaza solutii de imprimare diverse si variate, adesea neuniforme si intotdeauna costisitoare. Toate mediile de afaceri gestioneaza evidente manual sau electronic. Evidentele reprezinta dovada mediului in care actionam, ne achitam de anumite obligatii sau ne dezvoltam in relatiile cu clientii. Mediile de stocare a inregistrarilor sau documentelor s-au dezvoltat incercand sa reflecte cat mai corect actiunile curente si de perspectiva ale diverselor domenii de activitate. Documentele electronice sunt documente in forma electronica, ce contin numeroase tipuri de informatii sub forma de: text, date, foi de calcul, grafice, desene, sunet sau secvente video. Orice element, de la o scrisoare, ziar si pana la informatiile hypertext de pe internet, poate fi si este un document.
Dar in ciuda muntilor de documente scrise, stivelor de pe cd-uri si a fluxurilor de uri, cele mai multe organizatii utilizeaza numai o parte a puterii inerente pe care o ofera propriile lor documente. Asadar ce este documentul? Documentul electronic, poate fi vazut ca pe o "unitate bine definita care integreaza in structura sa elemente informationale in formate diverse (text, sunet, imagini etc. ), fiind stocata, extrasa si schimbata intre sisteme si utilizatori ca o entitate distincta. Desi aceasta definitie a fost elaborata in 1993, ea surprinde foarte bine caracteristicile importante ale documentului modern: contine in structura sa elemente discrete de informatie (paragrafe, tabele, imagini, etc); administrarea elementelor discrete care compun documentul se face unitar. Comunicarea interpersonala. Groupware, la nivel minim, inseamna posibilitatea de a-i ajuta pe indivizi sa comunice intre ei prin intermediul unui produs program pe cale electronica.
Comunicarea interpersonala imbraca forma mesajului adresat interlocuitorului in aceeasi forma in care are loc conversatia orala intre cele doua persoane. Instrumentele de comunicare pentru lucrul in echipa sunt: mesagerie, mesajele electronice, conferinta, audioconferinta, videoconferinta, forumuri de discutii, calendarele de grup, teleconferinta si chat-ul ce pot fi integrate in sisteme deschise. Cea mai des intalnita forma de comunicare interpersonala este mesageria electronica. Mesajele electronice. Cea mai comuna forma de colaborare in munca de echipa este mesajul electronic; notitele, memorii, lista de sarcini, scrisori sau alte mesaje sunt obisnuite si sunt trimise de obicei intre membrii unui grup. Aceasta forma de comunicare este esentiala pentru "aspectul" unei afaceri, iar software-ul realizat pentru a facilita aceasta este "inima" majoritatilor sistemelor informationale. In general, acest tip de aplicatie se numeste "mesaj electronic".
Mesajele electronice permit ca comunicarea documentelor sa se realizeze intre membrii unui grup la momente de timp diferite si locuri separate. Persoanele pot trimite mesaje scrise catre altii in Orice moment din zi si din noapte, si din Orice capat al lumii. Un dezavantaj al mesajelor electronice, in Orice caz, este acela ca un mesaj important ar putea sa nu fie citit imediat. In realitate, ar putea trece cateva zile pana ce poate fi citit. In plus, comunicarea in forma scrisa este limitata. Tonul, ritmul, expresia fetei, si alte forme nescrise de comunicare nu intra intr-un mesaj electronic. O forma de baza a mesajului electronic este posta electronica, in care mesajele simple sunt trimise intre persoane.
Soft-ul electronic pentru mail este necesar pentru a trimite si primi mesajele. Cand trimite un , expeditorul este identificat de catre destinatar prin adresa de , si software-ul de pastreaza mesajul intr-o casuta postala electronica, care reprezinta un spatiu pe disk in reteaua rezervata pentru. Un exemplu de posta de este evidentiat in figura 25.