Unul din motivele pentru care groupware a devenit un instrument esential in afaceri, este acela ca poate fi folosit pentru colaborari in marile intreprinderi chiar si atunci cand contactul vizual (fata-in-fata) este imposibil.angajatii pot continua sa comunice si sa lucreze la un proiect comun chiar si atunci cand sunt situati in regiuni diferite. Modul de functionare al groupware este unul din importantele lui beneficii. Cand se iau in considerare beneficiile sistemelor de colaborare, diferitele produse groupware indeplinesc cerinte diferite, si arata cum pot lucra oamenii impreuna in spatiu si timp. Avantajele implementarii unui proiect groupware intr-o firma: unul din cele mai importante avantaje ale implementarii unui proiect groupware intr-o firma il constituie cresterea productivitatii, acest lucru fiind foarte important pentru angajatii din firma. De asemenea, prin implementarea unui program de groupware se economiseste timp pretios si se reduc costurile in cadrul grupurilor de coordonare a muncii. Alte avantaje pot fi: serviicii imbunatatite catre clientela; un management corespunzator al proiectelor in grup; facilitarea teleconferintelor; de la groupware la intranet. Deoarece groupware are multe intelesuri pentru multi oameni, un scurt rezumat ar putea fi util pentru a reliefa unde se afla originea sa, si poate explica de ce are atat de multe functiuni diferite.
Figura 2 arata cum s-a dezvoltat groupware de la introducerea primului calculator. Atunci cand a fost introdus primul calculator, a fost folosit doar pentru anumite aplicatii, in care utilizatorii urmareau sa isi organizeze intr-un mod simplu si util informatiile, accesul fiind limitat de ceilalti. O data cu cresterea retelelor lan a devenit posibila furnizarea informatiilor depozitate in fisierele serverelor, si comunicarea directa prin. Aceste facilitati, disponibile mai tarziu pe mainframe-uri si sisteme unix, au pus fundatia calculatoarelor bazate pe produse groupware. Pe masura ce groupware s-a dezvoltat si-a schimbat directia de la o unealta care ajuta persoanele sa comunice prin , spre un produs orientat pentru grupuri de utlilizatori pentru a deveni o metoda de comunicare si colaborare. Asa cum se poate observa in figura numarul 215 , in perioada anilor ’80 se lucra la statii de lucru individuale, nu exista suport pentru comunicare in grup.
Odata cu dezvoltarea noilor tehnologii, sau procesare documente, s-a deschis calea catre tehnologia colaborativa. In prezent, groupware suporta anumite transformari cum ar fi informatiile furnizate prin intermediul intranetului, care se bazeaza pe renumita tehnologie internet. Aceste "interneturi private" suporta costuri mici, folosesc cu usurinta browsere ca netscape navigator pentru a furniza informatii stocate pe un server web si accesate prin intermediul retelei lan. Utilizarea acestor retele intranet in cele mai renumite 500 de companii din lume a atins 90% in numai cativa ani. Termenul intranet este acum aproape sinonim cu groupware. Cresterea utilizarii retelelor intranet face un moment excelent pentru introducerea sau extinderea functiilor groupware in companii, din moment ce costul asigurat functionalitatii unui groupware scade foarte rapid.