Afacerile utilizeaza sisteme informationale de lucru in echipa pentru a incuraja colaborarea in cadrul grupului respectiv. Colaborarea cu altii este esentiala in domeniul afacerilor. Indivizii trebuie sa faca schimb de idei, ganduri, sa coordoneze planuri si sa comenteze aspecte ale muncii celorlalti. Angajatii trebuie sa faca schimb de documente, sa transmita modele , sa trimita imagini si sa comunice cu diferite persoane. Membrii grupului trebuie sa rezolve problemele impreuna si sa ia decizii in grup. Cand sunt facute bine, aceste activitati pot imbunatati eficienta si productivitatea grupului, dincolo de ce poate face separat fiecare individ in parte. Principala dificultate in ceea ce priveste lucrul in echipa este aceea ca membrii acestuia sunt adesea in acelasi timp in locuri diferite.
S-ar putea realiza multe daca toti membrii unui grup s-ar aduna laolalta la o anumita data. Insa, de cele mai multe ori intalnirile sunt greu de stabilit, mai ales atunci cand indivizii lucreaza in zone diferite ale tarii. In plus, intalnirile pot fi foarte costisitoare si consumatoare de timp daca indivizii parcurg distante semnificative pentru a se intalni. Colaborarea in cadrul grupului este de asemenea dificila, deoarece grupurile se schimba adesea. Indivizii intra intr-un anumit grup, lucreaza o perioada, pentru ca apoi sa opteze pentru alt grup sau job. Unele persoane pot fi simultan membri ai unor grupuri diferite si sa se deplaseze de la un grup la altul din cand in cand. Angajatii ce lucreaza simultan in mai multe departamente, si in unele cazuri in mai multe afaceri, pot face parte dintr-un workgroup.
Toate aceste situatii fac colaborarea in cadrul grupului mai complexa. Telefonul joaca un rol important in cadrul colaborarii in grup. Indivizii comunica adesea prin telefon, iar conferintele, care implica existenta a trei sau patru persoane intr-un grup, sunt ceva obisnuit. Dar cand angajatii au programe diferite sau lucreaza in diferite colturi de pe glob, stabilirea unei ore la care toata lumea sa fie disponibila pentru o conferinta la telefon poate fi dificila. Telefonul este de asemenea o forma defectuoasa de comunicare deoarece ofera posibilitatea unei comunicari strict verbale; textele, graficele, si imaginile nu pot fi vazute prin telefon. Ca si consecanta a acestui fapt, faxurile sunt adesea utilizate. Trimiterea prin fax a unui document, diagrama, sau poza dureaza doar cateva minute.
Ulterior, daca este necesar, imaginea trimisa prin fax poate fi discutata la telefon. Aceasta metoda nu este totusi una ideala din cauza faptului ca ori de cate ori documentul, diagrama sau poza se modifica, un fax nou trebuie trimis. Sistemele informationale de lucru in echipa au fost dezvoltate pentru a rezolva multe din probleme cu telefonia sau faxul. Aceste sisteme faciliteaza colaborarea la distanta pentru membrii grupului. De regula folosesc pc-uri conectate la lan-uri sau wan-uri. Internetul, intranetul si extranetul sunt de asemenea utilizate. Sistemele informationale de lucru in echipa utilizeaza multe tipuri de software, inclusiv softul de pentru ca indivizii dintr-un grup sa poata comunica usor, software de baze de date pentru ca grupul sa poata da "share" la anumite informatii, si software pentru conferinta electronica pentru ca membrii grupului sa poata discuta pe marginea unei probleme si sa ia decizii.
Facand disponibile aplicatiile acestui grup sau ale oricarui alt grup, o afacere incurajeaza colaborarea in cadrul grupului.